学童クラブでの新入所申込の流れと、工夫
①入所説明会の広報～説明会申込受付
従来の各小学校で「就学時健康診断」の際に入所案内チラシを配布するだけでなく
学童クラブのホームページに、入所案内情報を掲載し、説明会実施の案内と、
参加申込受付を、HPで実施するようにすることで、
新一年生の入所希望者が新年度はどれくらいいそうか、説明会への参加人数も
把握できることになります。
②説明会の実施
入所案内チラシの配布だけだと、説明会当日何名の参加があるかわからず、
多い場合には会場や資料不足などトラブル発生をしますが、
事前参加申込を必須にするとスムーズに開催できます
説明会への参加人数を、あらかじめHPより受付〆切し、参加一覧データを把握します。
申込人数分の説明配布資料と、会場机等のセッティングをします。
③入所申込～審査、決定通知送付
説明会へ参加された方だけに、入所申込受付案内、スマホ等での受付をします。
申込内容に必須項目の設定や、選択肢での入力をし、申込内容の記載漏れや、間違いを防止します。
また、申込開始～申込〆切を自動予約できるような工夫をすることで、さらに効率化できます。
〆切後、申込受付をしたデータを、役所の公的補助申請の要件を満たしているか確認し、
入所決定通知と、入所手続きの案内を、申込のメール連絡先に、
そのまま返信や送信できるような工夫ができると手間なく確実にスピーディに実施ができるようになります。
